Politique de confidentialité de la Fondation JCG

Introduction

Bienvenue à l'avis de confidentialité de la Fondation JCG.

La Fondation JCG respecte votre vie privée et s'engage à protéger vos données personnelles. Cet avis de confidentialité vous informera sur la façon dont nous nous occupons de vos données personnelles quand vous visitez notre site Web (indépendamment d'où vous le visitez) et vous dira sur vos droits de confidentialité et comment la loi vous protège.

Veuillez également utiliser le glossaire pour comprendre la signification de certains des termes utilisés dans le présent avis de confidentialité.

1. Informations importantes et qui nous sommes

Objectif du présent avis de confidentialité

Cet avis de confidentialité vise à vous donner des informations sur la façon dont la Fondation JCG recueille et traite vos données personnelles à travers votre utilisation de ce site Web, y compris toutes les données que vous pouvez nous fournir lorsque vous vous inscrivez pour recevoir notre bulletin d'information, des informations sur les événements et les activités de collecte de fonds.

Nous ne collectons pas sciemment de données relatives aux enfants (personnes de moins de 13 ans) sans le consentement explicite de leurs parents.

Il est important que vous lisiez cet avis de confidentialité ainsi que tout autre avis de confidentialité ou avis de traitement équitable que nous pouvons fournir à des occasions spécifiques lorsque nous collectons ou traitons des données personnelles vous concernant, afin que vous soyez pleinement conscient de la manière dont nous utilisons vos données et des raisons pour lesquelles nous le faisons. Le présent avis de confidentialité complète les autres avis et n'est pas destiné à les remplacer.

Contrôleur

La Fondation JCG est un fidéicommis enregistré à Jersey et le contrôleur responsable de vos données personnelles (collectivement désigné par "nous", "notre" ou "nos" dans cet avis de confidentialité).

Nous avons nommé un délégué à la protection des données (DPD) qui est chargé de superviser les questions relatives au présent avis de confidentialité. Si vous avez des questions concernant le présent avis de confidentialité, y compris toute demande d'exercice de vos droits légaux, veuillez contacter le DPD aux coordonnées indiquées ci-dessous.

Coordonnées de contact

Nos coordonnées complètes sont les suivantes :

Nom complet de l'entité juridique : FONDATION du Collège de Jersey pour filles

Nom ou titre du délégué à la protection des données : Pierre Louw

Adresse électronique : [email protected]

Adresse postale : FONDATION JCG, LE MONT MILLAIS, ST SAVIOUR, JERSEY, JE2 7YB

Numéro de téléphone : TEL 01534 516206

Vous avez le droit de déposer une plainte à tout moment auprès de l'Information Commissioner's Office (ICO), l'autorité de contrôle de Jersey pour les questions de protection des données (https://oicjersey.org/). Nous vous remercions toutefois de nous donner l'occasion de répondre à vos préoccupations avant que vous ne vous adressiez à l'ICO ; veuillez donc nous contacter en premier lieu.

Modifications de l'avis de confidentialité et votre devoir de nous informer de ces modifications

Il est important que les données personnelles que nous détenons à votre sujet soient exactes et à jour. Veuillez nous tenir informés si vos données personnelles changent au cours de votre relation avec nous.

2. Les données que nous recueillons à votre sujet

Les données personnelles, ou informations personnelles, désignent toute information concernant une personne et permettant de l'identifier. Elle ne comprend pas les données dont l'identité a été supprimée (données anonymes).

Nous pouvons collecter, utiliser, stocker et transférer différents types de données personnelles vous concernant, que nous avons regroupées comme suit :

Les données d'identité comprennent le prénom, le nom de jeune fille, le nom de famille, le nom d'utilisateur ou un identifiant similaire, l'état civil, le titre, la date de naissance, la date à laquelle vous avez quitté JCG et le sexe.

Les données de contact comprennent l'adresse, l'adresse électronique et les numéros de téléphone.

Les données techniques comprennent l'adresse de protocole Internet (IP), le type et la version du navigateur, le réglage et la localisation du fuseau horaire, les types et versions de plug-in de navigateur, le système et la plate-forme d'exploitation et d'autres technologies sur les appareils que vous utilisez pour accéder à ce site web.

Les données d'utilisation comprennent des informations sur la façon dont vous utilisez notre site web et nos événements.

Les données de marketing et de communication comprennent vos préférences en matière de réception d'informations sur les événements et les collectes de fonds de notre part.

Des données personnelles de catégorie spéciale seront parfois collectées et traitées, y compris des données relatives à la santé, à l'origine ethnique, à la religion, à la biométrie ou à la vie sexuelle, ou des informations sur le casier judiciaire (par exemple, lors de vérifications du DBS), conformément aux droits ou aux obligations imposés par la loi, y compris en matière de sauvegarde et d'emploi, ou de temps à autre par consentement explicite, le cas échéant.

3. Comment vos données personnelles sont-elles collectées ?

Nous utilisons différentes méthodes pour collecter des données auprès de vous et à votre sujet, y compris par le biais de :

Interactions directes. Vous pouvez nous communiquer vos données d'identité et de contact en remplissant des formulaires ou en correspondant avec nous en personne, par courrier, par téléphone, par courriel ou autrement. Cela inclut les données personnelles que vous fournissez lorsque :

vous vous abonnez à nos publications et recevez de notre part des informations sur les événements et les collectes de fonds ;
vous fournissez un service d'enseignement pour notre programme de polyphonie ;
vous ou votre enfant vous inscrivez à notre programme de polyphonie ;
vous ou votre enfant vous inscrivez à notre programme international, y compris l'internat ;
vous demandez à ce que des informations commerciales vous soient envoyées ; ou
vous nous donnez votre avis.

Technologies ou interactions automatisées. Lorsque vous interagissez avec notre site web, nous pouvons collecter automatiquement des données techniques sur votre équipement, vos actions et vos habitudes de navigation. Nous collectons ces données personnelles en utilisant des cookies et d'autres technologies similaires. Veuillez consulter notre politique en matière de cookies pour plus de détails.

4. Comment nous utilisons vos données personnelles

Nous n'utiliserons vos données personnelles que lorsque la loi nous y autorise. Le plus souvent, nous utiliserons vos données personnelles dans les circonstances suivantes :

lorsque nous avons besoin d'exécuter le contrat que nous sommes sur le point de conclure ou que nous avons conclu avec vous ;
lorsque cela est nécessaire pour nos intérêts légitimes (ou ceux d'un tiers) et que vos intérêts et vos droits fondamentaux ne prévalent pas sur ces intérêts ;
lorsque nous devons nous conformer à une obligation légale ou réglementaire.

Nous utilisons les données personnelles de catégorie spéciale pour :

sauvegarder le bien-être des élèves et leur fournir un hébergement convenable en internat, un suivi pastoral approprié (et si nécessaire, un suivi médical), et prendre les mesures appropriées en cas d'urgence, d'incident ou d'accident, y compris en divulguant les détails de l'état de santé d'une personne ou d'autres informations pertinentes lorsqu'il est dans l'intérêt de la personne de le faire : par exemple pour un avis médical, pour la protection sociale, la sauvegarde et la coopération avec la police ou les services sociaux, à des fins d'assurance ou aux traiteurs ou organisateurs de voyages scolaires qui doivent être informés des besoins diététiques ou médicaux ;
dans le cadre de l'emploi de notre personnel, par exemple les contrôles DBS, la protection sociale, l'affiliation syndicale ou les régimes de retraite ;
faire fonctionner ses systèmes, par exemple pour la sécurité et les autres formes d'identification des élèves (casiers, déjeuner, etc.) ;
dans le cadre d'un processus de plainte, disciplinaire ou d'enquête de la Fondation JCG ou d'un processus externe qui implique de telles données, par exemple s'il y a des éléments de SEN, de santé ou de sauvegarde ; ou
à des fins légales et réglementaires (par exemple la protection de l'enfance, le contrôle de la diversité et la santé et la sécurité) et pour se conformer aux obligations légales et aux devoirs de diligence.

En général, nous nous appuyons sur le consentement comme base juridique pour le traitement de vos données personnelles. Vous avez le droit de retirer votre consentement au marketing à tout moment en nous contactant.

Fins pour lesquelles nous utiliserons vos données personnelles

Nous avons présenté ci-dessous, sous forme de tableau, une description de toutes les façons dont nous prévoyons d'utiliser vos données à caractère personnel, ainsi que les bases juridiques sur lesquelles nous nous appuyons pour le faire. Nous avons également indiqué quels sont nos intérêts légitimes, le cas échéant.

Notez que nous pouvons traiter vos données personnelles pour plus d'un motif légitime en fonction de la finalité spécifique pour laquelle nous utilisons vos données. Veuillez consulter le site nous contacter si vous avez besoin de détails sur le motif légal spécifique sur lequel nous nous appuyons pour traiter vos données personnelles lorsque plusieurs motifs ont été énoncés dans le tableau ci-dessous.

Objectif/activité	Type de données	Base légale du traitement, y compris la base de l'intérêt légitime

Pour vous enregistrer en tant que nouvel alumni	(a) Identité (b) Contact	Consentement
Pour vous inscrire ou inscrire votre enfant à la polyphonie	(a) Identité (b) Contact	Consentement
Pour vous inscrire ou inscrire votre enfant au programme international et à l'internat.	(a) Identité (b) Contact (c) Données personnelles de catégorie spéciale	Consentement
Gérer notre relation avec vous, ce qui comprend : (a) vous informer des modifications apportées à nos conditions ou à notre politique de confidentialité	(a) Identité (b) Contact (c) Marketing et communications	Consentement

pour administrer et protéger notre Fondation et ce site web (y compris le dépannage, l'analyse des données, les tests, la maintenance du système, l'assistance, l'établissement de rapports et l'hébergement des données)	(a) Identité (b) Contact (c) Technique	(a) Nécessaire pour nos intérêts légitimes (pour le fonctionnement de notre fondation, la fourniture de services administratifs et informatiques, la sécurité du réseau, pour prévenir la fraude et dans le cadre d'une réorganisation ou d'un exercice de restructuration concernant la Fondation JCG) (b) Nécessaire au respect d'une obligation légale

Pour vous fournir un contenu et des informations pertinents sur le site web et mesurer ou comprendre l'efficacité des événements que nous vous envoyons.	(a) Identité (b) Contact (c) Marketing et communications (d) Technique	Nécessaire pour nos intérêts légitimes (étudier comment les clients utilisent nos produits/services, les développer, étendre notre réseau et informer notre stratégie de marketing/événements)

Utiliser l'analyse des données pour améliorer notre site web, nos produits/services, notre marketing, nos relations avec les clients et nos expériences.	(a) Technique (b) Utilisation	Nécessaire pour nos intérêts légitimes (pour définir les types de clients pour nos produits et services, pour maintenir notre site web à jour et pertinent, pour développer notre fondation et pour informer notre stratégie de marketing).

vous faire des suggestions et des recommandations sur des biens ou des services susceptibles de vous intéresser.	(a) Identité (b) Contact (c) Technique (d) Utilisation	Nécessaire pour nos intérêts légitimes (pour développer nos produits/services et accroître notre réseau)

Le choix de ne pas participer

Vous pouvez nous demander ou demander à des tiers de cesser de vous envoyer des messages de marketing à tout moment en nous contactant à tout moment.

Cookies

Vous pouvez configurer votre navigateur pour qu'il refuse tous les cookies ou certains d'entre eux, ou pour qu'il vous avertisse lorsque des sites Web créent des cookies ou y accèdent. Si vous désactivez ou refusez les cookies, veuillez noter que certaines parties de ce site web peuvent devenir inaccessibles ou ne pas fonctionner correctement. Pour plus d'informations sur les cookies que nous utilisons, veuillez consulter notre politique en matière de cookies.

Changement d'objectif

Nous n'utiliserons vos données personnelles qu'aux fins pour lesquelles nous les avons collectées, sauf si nous considérons raisonnablement que nous devons les utiliser pour une autre raison et que cette raison est compatible avec la finalité initiale. Si vous souhaitez obtenir une explication sur la manière dont le traitement pour la nouvelle finalité est compatible avec la finalité initiale, veuillez nous contacter.

Si nous devons utiliser vos données personnelles à des fins non liées, nous vous en informerons et nous vous expliquerons la base juridique qui nous permet de le faire.

Veuillez noter que nous pouvons traiter vos données personnelles à votre insu ou sans votre consentement, dans le respect des règles ci-dessus, lorsque cela est requis ou autorisé par la loi.

6. Transferts internationaux

Nous ne transférons pas vos données personnelles en dehors de Jersey ou de l'Espace économique européen(EEE).

7. Sécurité des données

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour éviter que vos données personnelles ne soient accidentellement perdues, utilisées ou consultées de manière non autorisée, modifiées ou divulguées. En outre, nous limitons l'accès à vos données personnelles aux employés, agents et sous-traitants qui ont besoin de les connaître. Ils ne traiteront vos données personnelles que sur nos instructions et sont soumis à un devoir de confidentialité.

Nous avons mis en place des procédures pour traiter toute violation présumée de données personnelles et nous vous informerons, ainsi que tout organisme de réglementation applicable, d'une violation lorsque nous sommes légalement tenus de le faire.

8. Conservation des données

Combien de temps utiliserez-vous mes données personnelles ?

Nous ne conserverons vos données personnelles que le temps nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels nous les avons collectées, y compris pour satisfaire à toute exigence légale, comptable ou de rapport.

Pour déterminer la période de conservation appropriée des données personnelles, nous prenons en compte la quantité, la nature et la sensibilité des données personnelles, le risque potentiel de préjudice résultant de l'utilisation ou de la divulgation non autorisée de vos données personnelles, les objectifs pour lesquels nous traitons vos données personnelles et si nous pouvons atteindre ces objectifs par d'autres moyens, ainsi que les exigences légales applicables.

Dans certaines circonstances, vous pouvez nous demander de supprimer vos données.

Aucun frais n'est généralement exigé

Vous n'aurez pas à payer de frais pour accéder à vos données personnelles (ou pour exercer l'un des autres droits). Toutefois, nous pouvons facturer des frais raisonnables si votre demande est manifestement infondée, répétitive ou excessive. Nous pouvons également refuser de donner suite à votre demande dans ces circonstances.

Ce dont nous pouvons avoir besoin de votre part

Nous pouvons être amenés à vous demander des informations spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité et à garantir votre droit d'accéder à vos données personnelles (ou d'exercer l'un de vos autres droits). Il s'agit d'une mesure de sécurité visant à garantir que les données personnelles ne sont pas divulguées à une personne qui n'a pas le droit de les recevoir. Nous pouvons également vous contacter pour vous demander des informations complémentaires en rapport avec votre demande afin d'accélérer notre réponse.

Délai de réponse

Nous nous efforçons de répondre à toutes les demandes légitimes dans un délai d'un mois. Il peut arriver que nous ayons besoin de plus d'un mois si votre demande est particulièrement complexe ou si vous avez fait plusieurs demandes. Dans ce cas, nous vous en informerons et vous tiendrons au courant.

10. Glossaire

Base légale

L'intérêt légitime signifie l'intérêt de notre réseau à soutenir et à développer le réseau des anciens de JCG et à favoriser les relations avec l'école. Nous nous assurons de considérer et d'équilibrer tout impact potentiel sur vous (tant positif que négatif) et vos droits avant de traiter vos données personnelles pour nos intérêts légitimes. Nous n'utilisons pas vos données personnelles pour des activités dont l'impact sur vous l'emporte sur nos intérêts (sauf si nous avons votre consentement ou si la loi nous y oblige ou nous y autorise). Vous pouvez obtenir de plus amples informations sur la manière dont nous évaluons nos intérêts légitimes par rapport à tout impact potentiel sur vous dans le cadre d'activités spécifiques en nous contactant.

Exécution d'un contrat: traitement de vos données lorsqu'il est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel vous êtes partie ou pour prendre des mesures à votre demande avant de conclure un tel contrat.

Se conformer à une obligation légale ou réglementaire signifie traiter vos données personnelles lorsque cela est nécessaire pour se conformer à une obligation légale ou réglementaire à laquelle nous sommes soumis.

Vos droits légaux

Vous avez le droit de :

Demander l'accès à vos données personnelles (communément appelé "demande d'accès de la personne concernée"). Cela vous permet de recevoir une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet et de vérifier que nous les traitons légalement.

Demander la correction des données personnelles que nous détenons à votre sujet. Cela vous permet de faire corriger les données incomplètes ou inexactes que nous détenons à votre sujet, bien que nous devions vérifier l'exactitude des nouvelles données que vous nous fournissez.

Demander l'effacement de vos données personnelles. Vous pouvez ainsi nous demander d'effacer ou de supprimer des données personnelles lorsque nous n'avons aucune raison valable de continuer à les traiter. Vous avez également le droit de nous demander d'effacer ou de supprimer vos données personnelles lorsque vous avez exercé avec succès votre droit d'opposition au traitement (voir ci-dessous), lorsque nous avons peut-être traité vos informations de manière illégale ou lorsque nous sommes tenus d'effacer vos données personnelles pour nous conformer à la législation locale. Notez toutefois que nous ne pourrons pas toujours donner suite à votre demande d'effacement pour des raisons juridiques spécifiques qui vous seront notifiées, le cas échéant, au moment de votre demande.

S'opposer au traitement de vos données personnelles lorsque nous nous fondons sur un intérêt légitime (ou ceux d'un tiers) et qu'un élément de votre situation particulière vous incite à vous opposer au traitement pour ce motif, car vous estimez qu'il a un impact sur vos droits et libertés fondamentaux. Vous avez également le droit de vous opposer lorsque nous traitons vos données personnelles à des fins de marketing direct. Dans certains cas, nous pouvons démontrer que nous avons des motifs légitimes impérieux de traiter vos informations qui prévalent sur vos droits et libertés.

Demander la restriction du traitement de vos données personnelles. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement de vos données personnelles dans les cas de figure suivants : (a) si vous voulez que nous établissions l'exactitude des données ; (b) lorsque notre utilisation des données est illégale mais que vous ne voulez pas que nous les effacions ; (c) lorsque vous avez besoin que nous conservions les données même si nous n'en avons plus besoin car vous en avez besoin pour établir, exercer ou défendre des revendications légales ; ou (d) vous vous êtes opposé à notre utilisation de vos données mais nous devons vérifier si nous avons des motifs légitimes prépondérants pour les utiliser.

Demander le transfert de vos données personnelles à vous ou à un tiers. Nous vous fournirons, ou à un tiers que vous aurez choisi, vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Notez que ce droit ne s'applique qu'aux informations automatisées que vous avez initialement consenties à ce que nous utilisions ou lorsque nous avons utilisé ces informations pour exécuter un contrat avec vous.

Retirer votre consentement à tout moment lorsque nous nous appuyons sur celui-ci pour traiter vos données personnelles. Toutefois, cela n'affectera pas la légalité de tout traitement effectué avant que vous ne retiriez votre consentement. Si vous retirez votre consentement, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous fournir certains produits ou services. Nous vous informerons si tel est le cas au moment où vous retirerez votre consentement.